Privacybeleid

1. Inleiding

Welkom bij Versaia BV ("Versaia," "wij," "ons," of "onze"). Wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw privacy en de beveiliging van uw persoonlijke gegevens. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in verband met onze AI Voice Agent-oplossing, Sonaia ("Sonaia" of de "Service"), onze websites https://www.versaia.ai/ en https://www.sonaia.ai/ (gezamenlijk, de "Websites"), en onze interacties met zakelijke klanten ("Klanten") en personen die interacteren met Sonaia bij het contacteren van onze Klanten ("Eindgebruikers").

Versaia BV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde soorten gegevens en als verwerker namens onze Klanten voor andere gegevens. Wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming ("UAVG").

2. Wie wij zijn en contactgegevens

3. Persoonlijke gegevens die wij verzamelen en verwerken

Wij verzamelen en verwerken verschillende soorten persoonlijke gegevens afhankelijk van uw interactie met ons:

3.1. Gegevens van onze zakelijke klanten:

Wanneer u zich abonneert op Sonaia, kunnen wij het volgende verzamelen en verwerken:

• Organisatie-informatie (bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, bedrijfsinformatie)
• Locatie-informatie (zoals bedrijfsadressen en openingstijden)
• Accountinformatie voor aangewezen medewerkers (naam, e-mailadres, gehashte/versleutelde wachtwoorden)
• Facturering- en abonnementsinformatie
• Informatie nodig voor integratie met reserverings- en beheersystemen

3.2. Gegevens van eindgebruikers:

Wanneer een eindgebruiker interacteert met de Sonaia AI Voice Agent:

• Gespreksopnames en transcripties van gesprekken
• Telefoonnummer van de bellende eindgebruiker
• Gesprek metadata (datum, tijd, duur, routeringsinformatie)
• Naam en eventuele details verstrekt tijdens het gesprek

3.3. Gegevens van websitebezoekers:

Wanneer u onze websites bezoekt:

• Cookie-gegevens (beheerd door Cookieyes; lokaal opgeslagen op uw apparaat)
• Contactinformatie als u contact met ons opneemt via formulieren of e-mailadressen

3.4. Bijzondere categorieën van gegevens:

Wij verzamelen of verwerken niet opzettelijk bijzondere categorieën van persoonlijke gegevens (zoals gegevens die ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, gezondheidsgegevens of seksuele gerichtheid onthullen). Eindgebruikers wordt geadviseerd dergelijke informatie niet te verstrekken tenzij strikt noodzakelijk voor hun interactie.

4. Rechtmatige grondslag voor het verwerken van persoonlijke gegevens

Wij verwerken persoonlijke gegevens op de volgende rechtmatige grondslagen onder de AVG:

• Uitvoering van een contract: Om de Sonaia AI Voice Agent-oplossing te leveren en te beheren voor onze zakelijke klanten.
• Gerechtvaardigd belang: Voor efficiënt telefoniebeheer, kwaliteitsborging, geschillenbeslechting, serviceverbetering, analytics, beveiliging en directe marketing (naar bedrijven). Eindgebruikers worden geïnformeerd over gespreksopname aan het begin van het gesprek, en voortgezette deelname duidt op bewustzijn.
• Toestemming: Voor niet-essentiële cookies via ons cookie-toestemmingsbeheer tool.
• Wettelijke verplichting: Wanneer noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke of regelgevingsverplichting.

5. Hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonlijke gegevens om:

• Onze Sonaia-diensten te leveren, beheren en verbeteren
• Telefonietaken, reserveringen en klantinteracties mogelijk te maken
• Te integreren met reserverings- en beheersystemen
• Toegang te bieden tot gespreksgegevens en analytics voor onze klanten
• Te reageren op vragen en ondersteuning te bieden
• Gebruik te analyseren en servicefunctionaliteit te verbeteren
• Klachten of geschillen te onderzoeken en op te lossen
• Te monitoren voor beveiliging, fraude en misbruik te voorkomen
• Te voldoen aan toepasselijke wetten en regelgeving
• Zakelijke klanten te informeren over diensten en aanbiedingen (waar toegestaan)

6. Gegevensdeling en openbaarmaking

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet.

Wij kunnen persoonlijke gegevens alleen delen:

• Met onze zakelijke klanten (voor hun eigen gespreksgegevens)
• Met vertrouwde externe serviceproviders die diensten namens ons uitvoeren, onder contract en in overeenstemming met gegevensbeschermingswetten (bijv. cloud hosting, infrastructuur, telefonie, cookiebeheer)
• Zoals vereist door de wet, om rechten en veiligheid te beschermen, of in reactie op rechtmatige verzoeken
• In de context van bedrijfsoverdrachten (bijv. fusies, overnames)

Alle externe providers zijn contractueel verplicht om gegevens alleen te verwerken volgens onze instructies en AVG-naleving. Wij geven prioriteit aan providers met robuuste gegevensbeschermingsstandaarden.

7. Internationale gegevensoverdrachten

Sommige van onze serviceproviders kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Waar persoonlijke gegevens internationaal worden overgedragen, zorgen wij voor adequate bescherming door mechanismen zoals Standaard Contractuele Clausules (SCC's), adequaatheidsbesluiten of andere waarborgen zoals vereist door de wet.

Alle kerngegevens voor het Sonaia-platform (gespreksopnames, transcripties, metadata, klantgegevens) worden gehost binnen de EU.

8. Gegevensbewaring

Wij bewaren persoonlijke gegevens alleen zo lang als noodzakelijk om de doeleinden waarvoor ze werden verzameld te vervullen, en om te voldoen aan wettelijke, regelgevings-, belasting- of rapportagevereisten.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

9. Gegevensbeveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Hoewel wij beveiliging serieus nemen, is geen enkele methode van elektronische opslag 100% veilig.

10. Uw gegevensbeschermingsrechten

Onder de AVG en UAVG heeft u rechten waaronder:

• Recht op toegang
• Recht op rectificatie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op gegevensportabiliteit
• Recht van bezwaar
• Rechten gerelateerd aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering

Om uw rechten als zakelijke klant uit te oefenen, neem contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming op info@sonaia.ai.

Als u een eindgebruiker (beller) bent, treedt Versaia op als Verwerker. Richt verzoeken voor gegevensrechten aan het bedrijf waarmee u interacteerde (de Verwerkingsverantwoordelijke). Wij zullen onze klanten helpen bij het afhandelen van dergelijke verzoeken.

11. Gespreksopname

Alle gesprekken die door de Sonaia AI Voice Agent worden afgehandeld, worden opgenomen.

• Eindgebruikers worden expliciet geïnformeerd aan het begin van elk gesprek.
• Gespreksopnames worden door onze klanten gebruikt voor het beheren van vragen, kwaliteitsborging, geschillenbeslechting en serviceverbetering.
• Als u niet wenst te worden opgenomen, kunt u ervoor kiezen om niet door te gaan met het gesprek.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

• Onze websites gebruiken cookies.
• Wij gebruiken Cookieyes om toestemming voor cookies te beheren.
• Essentiële cookies zijn vereist voor websitefunctionaliteit; andere zijn onderworpen aan uw toestemming.
• U kunt voorkeuren op elk moment beheren via het cookiebeheer tool.

13. Toestemmingsbeheer en logging

• Gespreksopname: Eindgebruikers worden geïnformeerd aan het begin van elk gesprek; voortgezette interactie duidt op bewustzijn.
• Cookies: Toestemming voor niet-essentiële cookies wordt beheerd en gelogd via Cookieyes.
• Voor zakelijke klanten: Verwerking wordt doorgaans overeengekomen binnen het servicecontract.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Updates worden geplaatst met een nieuwe "Laatst bijgewerkt" datum en, indien materieel, kunnen op andere manieren worden gecommuniceerd. Wij moedigen u aan om dit Beleid periodiek te bekijken.

15. Taal

Dit Privacybeleid wordt verstrekt in het Engels. Een Nederlandse vertaling zal beschikbaar worden gemaakt. In geval van conflict prevaleert de Engelse versie zoals toegestaan door de wet.

16. Toepasselijk recht

Dit Privacybeleid en onze gegevenspraktijken worden beheerst door de wetten van Nederland en toepasselijke EU-regelgeving, met name de AVG.